この記事はコドモン Advent Calendar 2022 21日目の記事です🎄🎁
こんにちは、コーポレートエンジニアの栗原です。
最近寒いですね。年々寒さに弱くなってきたので、この前人生で初めて本気のダウンを買いました。
今回は私たちのチームで行った、社内留学体験についてのお話です。
なぜ社内留学をしようと思ったのか
そもそもコーポレートエンジニアチームとは
コーポレートエンジニアチームは社内業務の改善を目的としたチームです。 効率よく社内業務が回るように以下のようなことをしています。
社内システムの改修
新しいツール利用の検討
よりよい業務フローの考案
業務を改善するためには、まずその業務を理解することが不可欠です。 これまでは相談を受けて初めて業務を認識し、ヒアリングを重ねたり手順書を読んだりすることで理解を深めていました。
抱えていたもやもや
ですが、そのやり方だけでいいのかともやもやを抱えていました。
一つ目は、ヒアリングや手順書だけでは業務を理解しきれない点。
ヒアリングや手順書では業務をする人の頭の中で暗黙的に行われている判断や作業がこぼれ落ちてしまいます。
そのため改善を進めていく過程で、新たな課題が発生してしまうことがありました。
二つ目は、潜在的な課題を見つけられない点。
相談があって初めて、私たちは業務課題を検知することができます。
一方で、相談するまでもないと判断され埋もれてしまう課題があるのではないか、と薄々感じていました。
そんなときにチーム内で社内留学の検討が進んでいることを知り、私も乗っかることにしました。 実業務を体験することで、より業務理解がはかどるのではないかと考えたのです。
経理に留学してみた
まずはやってみようということで、声をかけてくれていた経理に相談してみました。 経理メンバーは快く引き受けてくれ、トントン拍子で経理留学が決定！
ピックアップしてくれた三つの業務をチーム内で分担することにしました。
実際のSlackがこちら。どの業務もなかなかに手強そうです。
私は「紙との戦い！口座振替登録📄」を担当することになりました。
口座振替登録業務は月額利用料を口座引落するための業務で、下記二つの作業があります。
施設から送られてきた口座振替依頼書を金融機関に送付
口座振替依頼書を基に口座情報などを請求システムに登録
私は2の作業を体験しました！
口座振替依頼書とはこんな感じの書類のことです。
半日で40枚分のデータ登録をしましたが、 口座振替依頼書通りに手でデータ登録していく作業は、ミスがあってはいけないのでかなり神経を使いました。根を詰めて作業をしていると思わぬところでミスしそうになり、適度に休憩を挟んでクールダウンする必要がありました。 これを毎月100枚分、繁忙期は200〜300枚分登録するのかと思うと気が滅入ります……
経理チームの業務の大変さを身にしみて感じると同時に、この地道な作業の一つ一つにコドモンのビジネスは支えられてるんだなとも思いました。
この業務内容を見て「お客様がWeb登録すればいいのに紙を送る必要があるの？」と思った方もいると思います。実は一部ネット銀行を除き、ほとんどの金融機関は法人口座のWeb登録ができません。口座をネット銀行で開設している法人は少なく、結局紙での申請になります。経理チームとは「時代の変化を待つしかないけど、いつかWeb登録できるようにしたいね…！」と話しています。
忙しい中、留学を受け入れてくれた経理チームには感謝です🙏
留学体験を終えて
感想
留学体験のなかで感じたのが、やはり百聞は一見に如かずということです。
教わりながら業務を体験することで、手順書には表れない細かな判断やイレギュラーな作業を知ることができ、業務理解が深まりました。 経理だけでなく普及推進部も巻き込んで業務フローを改善したほうがよさそうな課題を見つけることもできました。
また、留学体験中の会話がきっかけで新しい相談を持ちかけてもらったのも嬉しく、収穫だったなと思います。
体験共有会をしてみた
留学体験後には、他のメンバーとお互いが体験した業務を共有する会を開催しました。
共有会では以下の内容を簡単にまとめて発表することに。
- 体験した業務内容
- 所感、感想
- 課題に感じた点
- 改善できそうな点
なかには、一つの地道な作業がスプレッドシートで簡単にできるようになることを発見し、業務体験した当日に改善できた例もありました。
終わりに
今回社内留学をしてみたことで、業務理解を深めること・潜在的な課題を発見することができました。 今後も定期的にこの取り組みを続けていき、業務改善を促進しようと思います。
最後まで読んでいただきありがとうございました！
明日の担当はプロダクト開発部のチャブさんです✨
